Через війну тисячі українців втратили документи, що підтверджують їхній трудовий стаж. Видання «Наше місто» розповідає, як діяти у випадку, якщо архіви були знищені або підприємство припинило своє існування.
Як оформити пенсію при відсутності трудової книжки
Повномасштабна війна, що триває вже п’ятий рік, суттєво змінила життя мільйонів українців. Особливо постраждали люди передпенсійного та пенсійного віку, чиї трудові книжки або інші документи про роботу були втрачені, знищені під час евакуації або залишилися на окупованих територіях.
9 квітня 2026 року Верховна Рада ухвалила закон, який значно спрощує процедуру оформлення пенсії для осіб, які опинилися в такій ситуації. Тепер Пенсійний фонд України (ПФУ) має обов’язок повідомляти людину про відсутність необхідних документів та надавати чіткі рекомендації щодо подальших дій.
В яких випадках трудова книжка не потрібна
Пенсійний фонд наголошує, що у більшості ситуацій трудовий стаж, отриманий після 2004 року, вже відображений у електронних реєстрах.
Заступниця начальника Головного управління Пенсійного фонду України у Дніпропетровській області Наталія Корнійчук підкреслила, що кожен випадок втрати документів розглядається індивідуально. Вона наголосила:
«Відсутність паперової трудової книжки – це виклик, але зовсім не вирок і не автоматична втрата права на пенсію. Проблемними є лише періоди роботи до 1 січня 2004 року».
Після 1 січня 2004 року в Україні діє Реєстр застрахованих осіб. Від цього часу стаж визначається на основі даних про сплату єдиного соціального внеску (ЄСВ). Якщо податкові відрахування роботодавця здійснювалися вчасно, відповідна інформація зберігається в електронній базі ПФУ. У такому разі паперова трудова книжка є зайвою.
Втім, підтвердження трудового стажу до 2004 року складніше, адже електронного реєстру тоді не існувало. У разі відсутності трудової книжки необхідно користуватися альтернативними способами підтвердження трудового періоду.
Які документи можуть замінити трудову книжку
За словами представників Пенсійного фонду Дніпропетровської області, залежно від форми зайнятості, можна використовувати такі документи:
-
Якщо ви працювали найманим працівником:
- Довідка або витяг з наказу про прийняття на роботу;
- Особовий рахунок або відомість на видачу заробітної плати;
- Письмовий трудовий договір з підтвердженням його виконання;
- Характеристика або посвідчення;
- Профспілковий квиток з відмітками про сплату членських внесків може також підтверджувати трудовий стаж, якщо інші документи відсутні.
-
Якщо ви були підприємцем:
- Документи, що підтверджують сплату страхових внесків (платіжні доручення, банківські квитанції, підтвердження поштових переказів);
- Свідоцтво платника єдиного податку або інші документи про сплату податків;
- У разі відсутності документів, ПФУ може звернутися до власного реєстру для пошуку інформації.
-
Якщо ви займалися особистим селянським господарством:
- Документи про сплату страхових внесків або інформація з реєстру Пенсійного фонду.
-
Якщо ви є членом творчої спілки або творчим працівником:
- Довідка про сплату страхових внесків до Пенсійного фонду;
- Для періодів роботи до 1992 року – довідка про встановлення творчого трудового стажу, яка видається секретаріатом відповідної спілки.
-
Якщо ви служили у військових підрозділах або в органах цивільного захисту, розвідки, Держспецзв’язку:
- Військовий квиток або довідка з військової частини чи відповідного відомства;
- Для службовців органів внутрішніх справ чи Національної поліції довідку видає Міністерство внутрішніх справ (МВС).
-
Якщо ви є дружиною військовослужбовця і проживали у районі, де не було можливості працювати за спеціальністю:
- Для зарахування цього часу до стажу потрібна довідка від командира військової частини або територіального центру комплектування.
-
Якщо ви навчалися за денною формою навчання у вищому навчальному закладі, технікумі, аспірантурі чи клінічній ординатурі:
- Свідоцтво або диплом, що підтверджує період навчання;
- У випадку відсутності точних дат у дипломі, документ можна уточнити в архіві навчального закладу.
-
Якщо ви доглядали за особою з інвалідністю I групи, дитиною з інвалідністю до 16 років, або за пенсіонером, який потребує постійного догляду чи досяг віку 80 років:
- Пенсійний фонд отримує відповідну інформацію від органів соціального захисту;
- Якщо дані відсутні, проводиться акт обстеження із залученням інформації від сусідів, управителя будинку або сільської ради.
-
Якщо ви не працювали поки дитині не виповнилося 3 роки:
- Підтвердженням є свідоцтво про народження дитини;
- Додатково потрібно довести відсутність зайнятості, наприклад, за допомогою виписки з трудової книжки без записів у цей період або довідки з реєстру про те, що ви не були зареєстровані як підприємець.
Що робити при повній відсутності документів
У випадку, якщо отримати підтверджуючі документи неможливо, закон передбачає механізм підтвердження трудового стажу за допомогою свідків.
Заступниця начальника Головного управління ПФУ у Дніпропетровській області Наталія Корнійчук пояснює:
«За відсутності документів про наявний трудовий стаж та неможливості їх отримання у зв’язку з надзвичайними обставинами стаж встановлюється на підставі свідчень не менше двох свідків, які працювали разом із заявником на одному підприємстві, в установі, організації або одній системі».
Для цього необхідно:
- Знайти щонайменше двох співпрацівників, які працювали разом із вами в один і той самий період на одному підприємстві та мають підтверджуючі документи про свою роботу.
- Звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду із заявою, в якій потрібно зазначити:
- період роботи;
- назву підприємства та його адресу;
- посаду;
- дані двох свідків.
- Після прийняття заяви працівники Пенсійного фонду опитують свідків щодо підтвердження стажу.
Наталія Корнійчук підкреслює, що ця процедура також стосується осіб, чиї підприємства знаходяться на окупованих територіях або в зонах активних бойових дій.
Якщо свідки підтверджують різні періоди, пенсійний фонд зараховує лише той проміжок часу, який визнають обидва.
У випадку, коли підприємство ліквідоване, архіви знищені, а свідки не знайдені, трудовий стаж можна підтвердити за допомогою судового рішення.
Також виникають складності, якщо роботодавець подавав звітність, але не сплачував страхові внески. Заступниця начальника ПФУ зазначає: до страхового стажу нині зараховується лише той період, за який заборгованість роботодавцем була повністю погашена. Однак закон дає працівникам право вимагати у роботодавця підтвердження сплати внесків і, у разі необхідності, оскаржувати це питання в суді.
Якщо ви опинилися у подібній ситуації, рекомендується спершу звернутися до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду. Там нададуть кваліфіковану консультацію та допоможуть обрати найбільш прийнятний спосіб підтвердження трудового стажу саме у вашому випадку.
