ПФУ заспокоїв українців щодо трудових книжок
Головна новина проста: оцифрувати трудову книжку можна буде й після 10 червня 2026 року. Дата справді важлива — саме до неї триває п’ятирічний перехідний період від паперових книжок до електронного обліку. Але це не «час Ч», після якого подати документи вже не вийде.
У Пенсійному фонді пояснили: і роботодавці (страхувальники), і самі працівники зможуть надіслати сканкопії паперової трудової й пізніше. Тож тим, хто не встигає, панікувати нема чого. Єдине — не варто відкладати надовго: електронна трудова потрібна, щоб зручно підтверджувати стаж і згодом оформляти пенсію.
Чи буде штраф за неоцифровану трудову
Питання, яке зараз найбільше турбує і працівників, і кадровиків, — відповідальність. Тут ПФУ заспокоює: чинні нормативно-правові акти штрафу за неподання сканкопій у строк не передбачають.
Іншими словами, якщо до 10 червня 2026-го книжка не оцифрована — це не автоматичне покарання ні для працівника, ні для роботодавця. Та сприймати це як привід нічого не робити не варто: що раніше дані потраплять до Реєстру застрахованих осіб, то менше клопоту під час перевірки страхового стажу.
Чому саме 10 червня
Перехід на електронні трудові книжки стартував у 2021 році, і закон відвів п’ять років, щоб дані з паперу поступово внесли в систему. Звідси й дата: 10 червня 2026-го — це завершення основного етапу оцифрування.
За цей час роботодавці та працівники могли подати сканкопії через вебпортал електронних послуг ПФУ. У системі мають осісти відомості про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші записи, що підтверджують трудову діяльність.
Стаж після дедлайну нікуди не дінеться
Найголовніше: страховий стаж після 10 червня автоматично не згорає. Не оцифрував книжку вчасно — це не означає, що роки роботи раптом зникли.
Особливо це стосується періодів після 2004 року: дані за цей час уже є в системі персоніфікованого обліку, бо формувалися зі звітності роботодавців. А от записи про роботу до 2004-го перенести в електронний формат таки бажано — саме з ними найчастіше й виникають складнощі.
Кому варто подати документи насамперед
Передусім — тим, хто працював до 2004 року. Якщо в паперовій книжці є старий стаж, навчання, військова служба чи інші періоди, що можуть вплинути на пенсію, їх краще передати до ПФУ.
Не варто зволікати й людям передпенсійного віку — для них кожен підтверджений місяць стажу може виявитися важливим при призначенні пенсії. Оцифрування рятує від ситуації, коли довідки доводиться терміново висмикувати з архівів, шукати колишніх роботодавців або доводити записи через додаткові документи.
Хто і як може оцифрувати книжку
Подати трудову на оцифрування може як роботодавець, так і сам працівник. У офіційно працевлаштованих цим зазвичай займається кадрова служба чи бухгалтерія, але працівник має повне право зробити все сам — через особистий кабінет на порталі ПФУ.
Знадобиться електронний підпис або інший підтримуваний порталом спосіб авторизації. Далі — зайти в кабінет, знайти розділ електронної трудової, завантажити сканкопії й відправити на опрацювання.
Які сторінки сканувати
Не лише першу. Потрібні всі заповнені сторінки із записами про роботу, переведення, звільнення, нагородження та інші важливі відомості. Скани мають бути чіткими, повними й у правильному порядку.
Якщо сторінка обрізана, затемнена чи погано читається, ПФУ може попросити завантажити все наново. Тому перед відправкою кожен файл варто передивитися — особливо печатки, дати, назви підприємств і підписи.
Паперову книжку не викидайте
Навіть після оцифрування паперова трудова лишається потрібним документом — надто якщо в електронних даних спливуть розбіжності або частину записів доведеться додатково підтверджувати.
Зазвичай після внесення інформації в систему книжку віддають працівнику на зберігання. Тримайте її разом з іншими документами — про освіту, службу, зміну прізвища, пільговий статус. У майбутньому це може зекономити чимало часу.
Навіщо взагалі електронна трудова
Вона просто спрощує облік. Усі ключові дані лежать у цифровій системі, а отже, менше залежать від того, у якому стані паперовий оригінал. Це особливо виручає під час переїздів, втрати документів чи закриття підприємств.
Для майбутнього пенсіонера це ще й простіше оформлення пенсії: якщо стаж уже в реєстрі, ПФУ перевірить дані швидше. А сам працівник бачить свою трудову історію в кабінеті й може вчасно помітити помилку.
Чим ризикують ті, хто тягне
Формально подати сканкопії після 10 червня можна. Але ризик нікуди не дівається, і найбільший із них — втратити чи пошкодити паперову книжку до того, як її дані опиняться в системі.
Загубиться документ — підтвердити старий стаж стане помітно складніше: знадобляться архівні довідки, накази, виписки. А якщо підприємство вже ліквідоване, тяганина може розтягнутися надовго. Тож оцифрування краще зробити завчасно.
Як перевірити, чи книжка вже оцифрована
Усе видно на вебпорталі електронних послуг ПФУ: у кабінеті працівник може подивитися дані про трудову діяльність, страховий стаж і наявні записи.
Навіть якщо книжку подавав роботодавець, зайти й перевірити результат варто все одно. Документи можуть бути ще в обробці, потребувати уточнення чи повторного завантаження — краще побачити це заздалегідь, а не тоді, коли підтвердження стажу знадобиться терміново.
Що робити, якщо не встигли до 10 червня
Нічого страшного — просто подати документи пізніше. Підготуйте якісні скани, перевірте всі сторінки й завантажте через портал ПФУ або передайте роботодавцю.
А тим, у кого складна трудова історія, кілька місць роботи, записи до 2004 року чи близький пенсійний вік, із цим краще не зволікати. Оцифрування стаж не забирає — навпаки, зберігає його в системі. Це той випадок, коли кілька годин уваги до паперів знімають купу майбутніх проблем.
